Comment assurer une bonne communication en gestion de projet ?

Afin de mener à bien un projet, la communication représente un élément essentiel aux yeux d’un chef de projet. Il doit représenter au moins une majeure partie des investissements tant matériels qu’intellectuels.

L’importance de la communication dans un projet

Dans la réflexion managériale, plusieurs questions autour de la communication peuvent se poser : la communication est-elle nécessaire ? Comment communiquer efficacement avec les équipes ? Dans le cadre d’un projet, en effet, la communication est un aspect à ne pas négliger. Certaines entités ont même recours à des applications gestion de projet. Elles assurent le bon déroulement et la bonne exécution du projet en question. La communication permet à chacun de :

  • tenir informé toutes les entités intéressées, sur les actions en cours au sein du projet ou de l’entreprise et avoir les mêmes informations quelque soit la localisation géographique de chaque acteur du projet ;
  • appliquer la même stratégie pour tous ;
  • échanger les obstacles rencontrés ;
  • recueillir les différents points de vue sur une situation donnée ;
  • être sur la même longueur d’ondes et ainsi éviter les incompréhensions et les malentendus ;

 

Identifier ses interlocuteurs

Dans le cadre de l’application gestion de projet, certes il est nécessaire de communiquer, mais il s’avère impératif de savoir à qui transmettre les informations. En effet, un chef de projet devra identifier avec qui il doit échanger parmi les nombreux interlocuteurs présents dans son environnement. On peut ici retenir 8 catégories d’acteurs : l’équipe de projet, les commanditaires, les prestataires internes à l’entreprise, les utilisateurs, la hiérarchie de l’entreprise, les sous-traitants, l’environnement de l’entreprise et enfin son personnel. Il incombe au chef de projet de transmettre les bonnes informations à la bonne « couche », selon les objectifs visés, le type d’information et des modalités de relation.

 

Établissement d’un plan de gestion de la communication par couche

 

L’exécution d’un projet génère automatiquement une communication diversifiée et volumineuse. Afin de mieux gérer et maîtriser la communication, la mise en place d’un plan de communication pour chaque couche s’avère nécessaire. L’élaboration de ce plan de gestion se fait en tenant compte des objectifs spécifiques de chaque entité. Ce plan contiendra : l’inventaire des acteurs concernés, la nature des objectifs fixés, les messages à faire passer, les actions à réaliser, les modalités de communication, l’analyse des risques, l’organisation des actions, le dispositif d’évaluation, l’anticipation des effets de la communication.

 

Maîtriser les échanges entre les couches

Pour le bien fondé d’un projet, il est impératif de maîtriser les informations qui circulent dans les différentes couches. Le mélange de ces informations risque de nuire au fonctionnement global du projet. Certes, il est assez difficile d’empêcher cette situation, mais les inquiétudes peuvent être évitées par une maîtrise de chaque couche. Il est ainsi nécessaire que chaque partenaire sache dans quelle couche il appartient, de sorte à ce qu’il ne soit pas ébranler par les inquiétudes des autres couches. Il incombe ainsi au chef de projet d’adopter une stratégie globale qui consiste à établir lui-même un inventaire complet de ses interlocuteurs, à modifier en temps réel. Afin de lui faciliter chaque démarche d’élaboration, il peut avoir recours à des logiciels de gestion de projet comme nutcache.

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